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Política de reembolso: como construir a sua?

Política de reembolso: como construir a sua?

A rotina de empresas de transporte demandam muita atividade externa. E trajetos externos fazem parte dessa rotina, como as viagens para entrega de mercadoria e carga.

Para evitar dores de cabeça pro gestor financeiro, a política de reembolso precisa estar tinindo. Isso evita que tanto a empresa perca controle financeiro de seus processos, mas também a protege de processos judiciais.

O que é política de reembolso

A política de reembolso é um processo estruturado para organizar toda a saída de dinheiro do seu caixa, para repor gastos de pessoal.

Quando seus funcionários saem para eventos externos, reuniões de venda ou até quando seus motoristas acabam tendo custos não adiantados na estrada, é importante estar preparado para fazer reembolsos.

Uma política de reembolso eficiente permite:

  • Controlar as despesas da empresa
  • Mensurar gastos previsíveis
  • Fazer as restituições certas aos colaboradores. 

Além disso, você ainda melhora o relacionamento entre funcionário e empresa. E quanto mais feliz e satisfeito o funcionário estiver, melhor será o trabalho desenvolvido por ele.

Porque ter política de reembolso e não de adiantamento?

Sabemos que existem despesas fixas que a transportadora é obrigada a adiantar. Por exemplo, se você terceirizar sua frota, precisa adiantar o Vale-Pedágio Obrigatório, CIOT e combustível. Se você tem sua frota própria, esses adiantamentos estarão especificados no seu próprio Estatuto. 

Mas para além desses gastos fixos, não é uma boa estratégia antecipar custos que não são previsíveis e exatos.

Por exemplo, se seu funcionário precisa realizar funções externas a sua empresa, você terá custos de deslocamento, alimentação, hospedagem, dentre outros. Alguns você consegue calcular antes da saída, mas esses valores poderão variar mesmo que em poucos reais.

Agora imagina um volume considerável de processos externos, com funcionários se deslocando para fora da empresa ou viajando para outras cidades e estados?

Caso você antecipe os valores para seu colaborador, existe sempre o risco de faltar uma parte do dinheiro para complementar possíveis gastos da viagem, especialmente se não houver um cálculo exato do quanto ele precisará, incluindo possíveis imprevistos e urgências.

Considerando este cenário, alguns problemas podem existir:

  • Constrangimento no funcionário por ter que tirar dinheiro do próprio bolso para arcar com uma despesa da empresa, sem necessariamente ter esse dinheiro disponível
  • Desconforto no funcionário por ter que pedir seu dinheiro de volta
  • Esquecimento do pedido de estorno por parte desse funcionário

Se você não tiver uma política de reembolso clara, esse funcionário pode não fazer o que foi solicitado, ficando no prejuízo e podendo até mover uma ação trabalhista contra você. Ou ainda, ele poderá fazer a solicitação de forma constrangida por não ter as informações transparentes e definidas do que deve ser feito.

O melhor cenário é: prever com antecedência a necessidade de estabelecer essa política e a implementar de forma transparente.

Como elaborar a política de reembolso

Primeiro você precisa avaliar a necessidade da sua empresa em ter uma política.

  1. Por exemplo, se você não precisa enviar funcionários para realizar funções externas, então você não deve ter custos de transporte, hospedagem e alimentação extras. Será que faz sentido estabelecer uma política de reembolso?
  2. Se você decidiu que faz sentido estabelecer, faça um levantamento dos custos externos que seus funcionários costumam ter. Também converse com eles para que te digam se existe algum tipo de custo necessário que você esqueceu de mapear.
  3. Uma vez que isso esteja mapeado, faça uma conferência na legislação vigente e compare as obrigações legais da empresa e a sua realidade atual. É importante conferir se existem despesas que você é obrigado a arcar, mas que não foram mapeadas. 
  4. Caso haja despesas não obrigatórias, mas que você tenha listado como necessárias para a sua realidade, é importante pesar a importância desses custos para sua operação. Pode ser o caso de incluí-las como gasto fixo da empresa, por exemplo.

Agora que você identificou todos os custos que precisam ser reembolsáveis, defina o processo pelo qual seus funcionários precisam passar para que o reembolso seja feito. 

  • Quando devo solicitar reembolso?
  • Quais são as documentações comprobatórias necessárias?
  • Quais são os prazos limites para o funcionário solicitar o reembolso e para a empresa fazer o pagamento?
  • Por onde será esse meio de pagamento?

Depois que todas as determinações tiverem sido feitas, você precisa oficializar esse processo com uma documentação oficial.

Além disso, você também precisará comunicar toda sua equipe sobre as novas regras, deixando a política de reembolso explicada de forma detalhada, clara e coerente. 

Para garantir que tudo ocorra bem, conte com a colaboração do seu RH para fazer uma explicação para todos, bem como tirar dúvidas de funcionário a funcionário.

Avalie a satisfação do seu time e prospere sua empresa

Toda vez que um novo processo é implementado ou atualizado na empresa, é importante buscar feedback constante dos seus colaboradores para otimizá-lo. 

Conforme sua política de reembolso é operada, a expectativa é que seus funcionários fiquem mais satisfeitos com sua empresa. Uma vez que haverá menos constrangimentos financeiros e dúvidas sobre como agir caso ele tenha gastos do próprio bolso.

As regras já estão claras e definidas para todas as partes.

Assim, tanto empresa quanto funcionário deixam de ter prejuízo com o próprio dinheiro.

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